Vì sao nên điều chỉnh email theo vùng văn hóa?

Khi làm việc trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, đặc biệt với đối tác đến từ nhiều khu vực khác nhau, việc hiểu và cá nhân hóa email theo đặc điểm văn hóa từng vùng không chỉ giúp tăng tỷ lệ phản hồi mà còn xây dựng mối quan hệ bền vững hơn.

Dưới đây là tổng hợp ba khu vực văn hóa nổi bật – Mỹ, Châu Âu, Trung Đông – cùng với đặc điểm email phù hợp với từng vùng và mẫu gợi ý dễ áp dụng.

1. Mỹ: Trực tiếp, ngắn gọn và ưu tiên hiệu quả

Với môi trường kinh doanh tại Mỹ, email thường mang tính ngắn gọn, thực tế và đi thẳng vào vấn đề. Người Mỹ đánh giá cao sự hiệu quả, vì vậy những email lòng vòng, rườm rà dễ khiến họ bỏ qua hoặc đánh giá là thiếu chuyên nghiệp.

• Cách chào hỏi: Thân mật vừa phải. Có thể dùng "Hi [Tên]" hoặc "Hello [Tên]"
• Nội dung: Trình bày rõ mục đích từ đầu, tránh dài dòng
• Kết thúc: Lịch sự nhưng không quá trang trọng, ví dụ: "Best regards", "Thanks", "All the best"

Điều này xuất phát từ văn hóa low-context – nơi thông tin được truyền tải rõ ràng, không dựa nhiều vào ẩn ý hay mối quan hệ cá nhân (Theo Erin Meyer, The Culture Map)

Ví dụ mẫu email phù hợp văn hóa Mỹ:

Subject: Request for Quotation – Coffee Beans

Hi John,

I hope this email finds you well. We’re currently looking for a reliable supplier of Arabica coffee and would like to request your quotation for a 20ft container delivered to Ho Chi Minh City.

Could you please send us your price list and delivery schedule by Friday?

Looking forward to your reply.

Best regards,
An Nguyen
Export Manager, ABC Co.

2. Châu Âu: Cân bằng giữa lịch sự và chuyên môn

Châu Âu không đồng nhất về văn hóa, nhưng phần lớn các nước (như Đức, Pháp, Hà Lan, Scandinavia) có xu hướng duy trì mức độ lịch sự nhất định, nhấn mạnh vào cấu trúc logic và tính chuyên môn cao.

• Cách chào hỏi: Trang trọng hơn Mỹ, đặc biệt trong lần đầu giao tiếp. Ví dụ: "Dear Mr. Müller", "Dear Ms. Dupont"
• Nội dung: Rõ ràng, đi từ bối cảnh → vấn đề → đề xuất
• Kết thúc: Truyền thống và lịch sự: "Yours sincerely", "Kind regards"

Văn hóa giao tiếp ở nhiều nước Châu Âu là moderate to high-context, nghĩa là họ vẫn đánh giá cao sự chính xác trong ngôn từ, nhưng thường có lớp nghĩa ngầm về sự tôn trọng, quy trình và chuẩn mực chuyên nghiệp (Theo Richard D. Lewis, When Cultures Collide)

Ví dụ mẫu email phù hợp văn hóa Châu Âu:

Subject: Partnership Inquiry – Export Collaboration

Dear Ms. Schneider,

My name is An Nguyen and I represent ABC Co., an exporter of Vietnamese agricultural products. We are currently seeking reliable European partners for coffee distribution.

Would you be open to exploring potential collaboration? I would be pleased to share our product catalogue and arrange a virtual meeting at your convenience.

Looking forward to your response.

Kind regards,
An Nguyen
Export Manager, ABC Co.

3. Trung Đông: Trọng nghi lễ, mối quan hệ và sự tôn trọng

Email trong môi trường kinh doanh Trung Đông cần được trình bày lịch sự, có tính nghi lễ cao và thể hiện sự kính trọng đối với người nhận. Mối quan hệ cá nhân và uy tín đóng vai trò quan trọng nên những email quá thẳng thắn có thể bị xem là vô lễ.

• Cách chào hỏi: Rất trang trọng, ví dụ: "Dear Mr. Al-Mansour"
• Nội dung: Mở đầu thường có lời chúc sức khỏe, sau đó mới vào vấn đề chính
• Kết thúc: Câu kết mang tính tôn trọng và thiện chí: "With highest regards", "Respectfully yours"

Giao tiếp tại đây chịu ảnh hưởng của high-context culture, nơi sự khéo léo, tôn trọng hình thức và nhấn mạnh mối quan hệ được đặt lên hàng đầu (Theo Edward T. Hall, Beyond Culture)

Ví dụ mẫu email phù hợp văn hóa Trung Đông:

Subject: Coffee Export Proposal – Inquiry from Vietnam

Dear Mr. Al-Mansour,

I hope this message finds you in good health and high spirits.

Allow me to introduce myself – my name is An Nguyen, Export Manager of ABC Co. in Vietnam. We have been exporting premium Robusta and Arabica coffee globally and are interested in establishing a long-term partnership with your esteemed company.

Please let us know if we may send you a product catalogue and discuss potential collaboration.

With highest regards,
An Nguyen
Export Manager, ABC Co.

Đừng để văn hóa trở thành rào cản

Dù cùng viết bằng tiếng Anh, nhưng mỗi nền văn hóa lại có những kỳ vọng khác nhau về cách thể hiện sự tôn trọng, mục đích và thiện chí. Việc điều chỉnh nội dung email cho phù hợp với từng khu vực không chỉ giúp tăng cơ hội phản hồi mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp và hiểu biết văn hóa – yếu tố then chốt trong ngành xuất nhập khẩu.

Nếu bạn đang sử dụng công cụ như EximGPT, việc cá nhân hóa nội dung email cho từng thị trường hoàn toàn có thể tự động hóa – giúp bạn tiết kiệm thời gian mà vẫn giữ được sự tinh tế cần thiết trong từng cú click gửi đi.