Gửi Mail Bị Rơi Vào Mục Spam - Cách Khắc Phục Cho Doanh Nghiệp Xuất Nhập Khẩu

1. Vấn đề nhức nhối: Email rơi vào mục spam dù nội dung tốt

Bạn đầu tư thời gian và công sức để tạo ra email giới thiệu sản phẩm, báo giá hấp dẫn, thậm chí là bản chào hàng cá nhân hóa dành riêng cho đối tác tiềm năng. Thế nhưng khi không thấy phản hồi, bạn kiểm tra lại – và phát hiện ra email đã nằm yên trong thư mục spam của người nhận. Với các doanh nghiệp xuất khẩu đang cố gắng tiếp cận khách hàng quốc tế, đây không chỉ là sự bất tiện. Đó là nỗi thất bại trong im lặng.

Tình trạng này đang diễn ra phổ biến, đặc biệt với các công ty SMEs tại Việt Nam khi chưa có đội ngũ kỹ thuật chuyên về email marketing hoặc hạ tầng kỹ thuật còn hạn chế.

2. Vì sao email của bạn rơi vào spam?

3. Giải pháp giúp email vào inbox và tăng phản hồi

3.1. Xác thực domain gửi email

Một trong những bước quan trọng nhất để email không bị lọc vào spam là xác thực domain gửi email. Khi bạn gửi từ địa chỉ email nhưng chưa thiết lập các bản ghi SPF, DKIM, và DMARC, các hệ thống lọc thư sẽ không thể xác minh danh tính người gửi, từ đó tự động đẩy email vào spam.

Doanh nghiệp cần phối hợp với bộ phận IT hoặc dùng các nền tảng hỗ trợ gửi email để thiết lập xác thực đầy đủ. Nhiều nền tảng như SendGrid hoặc EximGPT có hướng dẫn cụ thể giúp bạn cấu hình dễ dàng các thông số này.

3.2. Soạn email theo cấu trúc hợp lệ

Bên cạnh yếu tố kỹ thuật, cấu trúc nội dung email cũng ảnh hưởng lớn đến việc email có vào inbox hay không. Một email tốt nên có dòng tiêu đề rõ ràng, tránh dùng từ ngữ mang tính “giật tít” như “100% miễn phí”, “gửi ngay báo giá”, “mở ra nhận quà”… Nội dung nên ngắn gọn, tập trung vào giá trị mang lại cho người đọc thay vì nói quá nhiều về công ty.

Bên cạnh đó, bạn cần có phần footer bao gồm tên công ty, địa chỉ liên hệ, logo (nếu có), và đặc biệt là nút “Unsubscribe” nếu đang gửi email dạng hàng loạt. Việc đảm bảo các yếu tố này không chỉ làm email chuyên nghiệp hơn mà còn tăng độ tin cậy với các hệ thống lọc spam.

3.3. Sử dụng công cụ gửi email chuyên nghiệp

Nhiều doanh nghiệp Việt vẫn sử dụng Gmail hoặc Outlook cá nhân để gửi hàng loạt email. Cách này không chỉ giới hạn số lượng gửi mà còn thiếu các lớp xác thực cần thiết, khiến email dễ bị spam. Thay vào đó, hãy chuyển sang các nền tảng gửi email chuyên dụng như Mailchimp, Brevo (trước đây là Sendinblue), hoặc Zoho Campaigns.

Với doanh nghiệp xuất khẩu, một giải pháp như EximGPT đặc biệt hữu ích vì tích hợp cả công cụ tìm kiếm khách hàng quốc tế lẫn gửi email đã xác thực domain. Ngoài việc đảm bảo email không bị spam, các công cụ này còn cho phép theo dõi tỉ lệ mở, tỉ lệ click và quản lý danh sách người nhận một cách dễ dàng.

3.4. Làm sạch danh sách email định kỳ

Một sai lầm phổ biến là gửi email đến danh sách data không rõ nguồn gốc, hoặc không kiểm tra định kỳ khiến nhiều địa chỉ sai vẫn nằm trong danh sách gửi. Điều này khiến tỉ lệ bounce tăng cao – nghĩa là email bị trả lại do không tồn tại – và dẫn đến việc domain gửi bị đưa vào blacklist.

Giải pháp là doanh nghiệp cần định kỳ kiểm tra, làm sạch danh sách bằng các công cụ như NeverBounce, ZeroBounce hoặc đơn giản là lọc thủ công qua Google Sheet kết hợp với báo cáo gửi từ các nền tảng email. EximGPT cũng tích hợp khả năng lọc dữ liệu email theo mức độ uy tín, giúp giảm thiểu nguy cơ gửi đến địa chỉ lỗi.

3.5. Gửi email có giá trị thực sự

Cuối cùng, dù email có vào inbox nhưng nếu nội dung không mang lại giá trị, khách hàng cũng sẽ bỏ qua. Một email hiệu quả cần đề cập đúng vấn đề người đọc quan tâm, trình bày giải pháp mà doanh nghiệp bạn cung cấp, và có lời kêu gọi hành động rõ ràng như “Đặt lịch gọi”, “Yêu cầu báo giá”, “Phản hồi để nhận catalogue”.

Đặc biệt, khi kết hợp với dữ liệu từ các công cụ như EximGPT – nơi bạn đã biết khách hàng đến từ quốc gia nào, ngành gì, mặt hàng quan tâm – việc cá nhân hóa nội dung sẽ giúp email nổi bật giữa hàng trăm thư mỗi ngày mà người mua quốc tế nhận được.

Email rơi vào spam là nỗi lo thầm lặng của doanh nghiệp xuất khẩu. Bạn có thể đang làm mọi thứ đúng: viết nội dung chỉn chu, nghiên cứu khách hàng kỹ càng – nhưng nếu email không đến được inbox, mọi công sức đều vô ích.

Hãy bắt đầu từ những bước căn bản: xác thực domain, dùng công cụ chuyên nghiệp, tối ưu cấu trúc nội dung. Khi kết hợp với nền tảng như EximGPT – nơi tích hợp cả tìm kiếm và gửi email chuyên dụng – bạn sẽ không chỉ tránh được spam mà còn tăng tỉ lệ phản hồi đáng kể từ đối tác quốc tế.

Đừng để khách hàng tiềm năng nằm mãi trong hòm thư rác. Email thông minh – khởi đầu cho đơn hàng xuất khẩu thành công.